UNIVERSITAS
GUNADARMA
DIREKTORAT PROGRAM
DIPLOMA TIGA TEKNOLOGI INFORMASI
ARTIKEL
Nama :
Indra Lesmana
NPM :
33116506
Kelas :
3DB02
Diajukan Guna
Memperoleh Gelar Ahli Madya
Jakarta
2021
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring
dengan berkembangnya teknologi di era modern ini, mengakibatkan segala sesuatu
yang memungkinkan diatur secara teknologiyang diusahakan secara maksimal.Usaha manusia
untuk memunculkan terobosan baru di bidang teknologi sangat mendukung proses kerja
yang pada awalnya memerlukan waktuyang relatif lama menjadi dapat terselesaikan
dengan waktu yang relatif singkatdengan hasil yang memuaskan, walaupun dengan
teknologi yang modern pengeluaran biaya operasional yang diperlukan akan
semakin banyak.Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan
kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan
eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting
untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan.Dengan demikian, pengelolaan
sistem informasi
merupakan hal yang sangat penting
untuk dilakukan.
B. Tujuan
Merupakan tugas
dari mata kuliah sistem informasi akuntansi untuk melatih kemampuan seorang mahasiswa dalam membuat artikel guna
meningkatkan kemampuan mata
kuliah sistem informasi akuntansi.
C.
Metode
Metode yang digunakan
dalam penyusunan makalah ini adalah melalui studipustaka yang dilakukan di
berbagai sumber sebagai referensi atas hal
yang melatar belakangi permasalahan dalam makalah ini.
BAB 2
SIKLUS PENDAPATAN
2.1 SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian
aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus
dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai
pembayaran atas penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah
menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat untuk harga yang sesuai.
Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan
penting sebagai berikut:
·
Sampai sejauh mana produk dapat dan harus
disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
·
Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki
dan di mana persediaan tersebut harus ditempatkan?
·
Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke
pelanggan? Haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau
mengalihdayakan (outsourcing) ke pihak ketiga yang berspesialisasi
dalam bidang logistik?
·
Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau
jasa?
·
Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan?
Jika demikian, persyaratan kredit apa yang seharusnya ditawarkan? Seberapa
banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan?
·
Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses
untuk memaksimalkan arus kas?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan empat aktivitas
dasar pada siklus pendapatan, yaitu:
·
Entri pesanan penjualan
·
Pengiriman
·
Penagihan
·
Penerimaan kas
Pada sub-bab ini, kita akan membahas secara detail
tiap-tiap aktivitas siklus pendapatan dasar tersebut.
2.2 SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN
1)
Proses
Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang
diterima melalui telepon, faks, atau surat menggunakan laptop portabel untuk
memasukkan pesanan pelanggan. Sistem tersebut dengan cepat memverifikasi
kelayakan kredit pelanggan, mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahu
departemen gudang dan pengiriman mengenai penjualan yang disetujui. Para
pegawai gudang dan pengiriman memasukkan data mengenai aktivitas mereka segera
setelah aktivitas dijalankan, sehingga memperbarui informasi mengenai status
persediaan secara real time. Setiap malam, program faktur berjalan
dalam modus kelompok (batch), menghasilkan
faktur kertas atau elektronik bagi para pelanggan yang memerlukan faktur.
2)
Ancaman dan pengendalian.
Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau
tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan
pengiriman barang ke lokasi yang salah, penundaan dalam pengumpulan pembayaran
karena mengirimkan faktur ke alamat yang salah atau menjual kepada pelanggan
yang melebihi batas kreditnya. Kesalahan dalam data induk
persediaan dapat menyebabkan kegagalan dalam memenuhi pesanan pelanggan
secara tepat waktu karena kekurangan persediaan yang tidak diantisipasi, yang
mungkin dapat mengarah pada hilangnya penjualan masa depan. Kesalahan
dalam data induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena
penagihan yang berlebihan atau pendapatan yang hilang karena penagihan yang
berkurang. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman pada data induk yang
tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian
integritas pemrosesan, pengendalian autentikasi, dan otorisasi.
Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah
pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan
penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para pelanggan. Cara
menanggulanginya dengan mengonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian
akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi
tersebut. Selain itu, data sensitif seharusnya dienkripsi dalam penyimpanan
untuk mencegah pegawai TI yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP dari
penggunaan utilitas sistem operasi untuk menampilkan informasi sensitif.
Ancaman umum ketiga adalah kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data
induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko dari ancaman ini adalah
menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
2.3 ENTRI PESANAN PENJUALAN
Proses entri
pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah, yaitu: mengambil pesanan
pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan
persediaan.
1)
Mengambil pesanan pelanggan. Data pesanan
pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan (sales order) yang berisi nomor
barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan. Pesanan pelanggan pada masa
sekarang menggunakan electronic data
interchange (EDI) dengan mengirimkan pesanan secara elektronik dalam
format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan.
Perkembangan TI terbaru, adanya kode QR yang dapat meningkatkan efisiensi dan
efektivitas dalam berinteraksi dengan para pelanggan. Efektivitas dari sebuah
situs sangat tergantung pada desainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus
secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan dalam situsnya agar dengan
cepat mengidentifikasi masalah yang potensial. Sebuah situs yang didesain
dengan sangat baik dapat menyediakan wawasan yang berguna. Sebuah ancaman dasar
selama entri pesanan penjualan adalah data penting mengenai pesanan akan hilang
atau tidak akurat. Ini menciptakan inefisensi dan memengaruhi persepsi
pelanggan sehingga memberikan dampak negatif bagi penjualan di masa
depan.
2)
Mengecek dan menyetujui kredit pelanggan. Ancaman
siklus penjualan yang dibuat secara kredit adalahn kemungkinan pembuatan
penjualan yang kemudian tidak tertagih. Oleh karena itu, perlu
adanya batas kredit (credit limit) yang
artinya memberikan batasan maksimum yang diizinkan bagi setiap pelanggan
berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar.
Sedangkan daftar umur piutang merupakan sebuah laporan yang
mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang
beredar (outstanding).
3)
Mengecek ketersediaan persediaan. Dokumen
persediaan menunjukkan informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan
penjualan: kuantitas di tangan, kuantitas yang telah terikat ke pelanggan lain,
dan kuantitas yang tersedia. Jika tidak ada persediaan di tangan yang cukup
untuk mengisi pesanan, pemesanan kembali (back order) akan dilakukan untuk mengotorisasi pembelian atau
produksi dari barang-barang yang harus dibuat. Sekalipun ketersediaan
persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan sebuah kartu
pengambilan (picking ticket) yang
mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan oleh
pelanggan. Kartu pengambilan mengotorisasi fungsi pengendalian
persediaan untuk mengeluarkan barang ke departemen pengiriman. Catatan
persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan
persediaan. Kehabisan stok (stockout) akan
menyebabkan kerugian penjualan jika pelanggan tidak bersedia menunggu dan malah
membeli dari sumber lain. Kelebihan persediaan dapat meningkatkan
biaya penyimpanan dan bahkan mungkin akan mensyaratkan penurunan harga harga
signifikan yang dapat mengurangi profitabilitas. Merespons permintaan
pelanggan. Respons terhadap permintaan pelanggan dengan segera dan akurat
sangat penting bagi kesuksesan jangka panjang sebuah perusahaan. Tujuannya
adalah untuk mempertahankan pelanggan.
2.4 PENGIRIMAN
Aktivitas dasar
kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan
barang yang diminta. Proses ini terdiri dari:
·
Mengambil dan mengepak pesanan. Kartu
pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memicu proses
pengambilan dan pengepakan. Para pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan
untuk mengidentifikasi produk dan kuantitas dari setiap produk untuk
mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja gudang mencatat kuantitas setiap
barang yang benar-benar dipilih, baik dalam kartu pengambilan itu sendiri atau
dengan memasukkan data ke dalam sistem. Persediaan tersebut kemudian ditransfer
ke departemen pengiriman. Salah satu masalah potensial adalah risiko
pengambilan barang yang salah atau dalam kuantitas yang salah. Namun, sudah
diminimalkan dengan adanya pemindai kode batang dan RFID. Ancaman lainnya
adalah pencurian persediaan. Hal itu dapat diminimalkan dengan menyimpan
persediaan di lokasi aman dengan akses fisik terbatas dan seluruh transfer
persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan.
·
Mengirim pesanan. Setelah dikeluarkan dari
gudang, barang dikirimkan ke pelanggan. Departemen pengiriman seharusnya
membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan kuantitas yang diindikasikan
dalam kartu pengambilan dan dengan kuantitas yang diindikasikan pada pesanan
penjualan. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari
gudang, nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan
menggunakan terminal online. Proses ini menghasilkan sebuah slip
pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading. Slip
Pengepan (packing slip) adalah
sebuah dokumen yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang
yang disertakan dalam sebuah pengiriman. Bill of lading adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan
tanggung jawab atas barang ketika barang tersebut sedang dalam transit. Sebuah
salinan bill of lading dan slip
pengepakan yang menyertai pengiriman, jika pelanggan yang membayar biaya
pengiriman, salinan tersebut dapat berfungsi sebagai pengiriman
tagihan (freight bill) untuk
mengindikasikan bahwa jumlah yang pelanggan harus bayar ke kurir. Masalah
potensial yang terjadi pada kegiatan ini adalah pencurian dan kesalahan
pengiriman
2.5 PENAGIHAN
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus
pendapatan melibatkan penagihan para pelanggan.
Penagihan
faktur. Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang
mengidentifikasi barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga
dan setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan. Dokumen
dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice) yang memberitahu
pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan
pembayaran. Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur
adalah kegagalan untuk menagih pelanggan yang menyebabkan kerugian aset dan
data yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan piutang. Kesalahan
penagihan seperti salah harga dan penagihan pelanggan untuk barang yang tidak
dikirmkan atau dalam back order, mencerminkan potensi ancaman
lainnya. Penagihan yang berlebihan (overbilling) dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan
dan penagihan yang kurang (underbilling) menyebabkan
kerugian aset. Kalkulasi yang tidak tepat atas pajak penjualan dapat
menyebabkan denda dan pinalti.
Pemeliharaan
piutang ada cara metode faktur terbuka, yaitu: metode untuk
memelihara piutang yang mana pelanggan membayar berdasarkan setiap faktur.
Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk
mengembalikan satu salinan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen
turnaround yang disebut nota pengiriman uang (remittance advice). Sedangakan metode saldo
maju adalah metode pemeliharaan piutang yang mana pelanggan biasanya
membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam sebuah laporan bulanan,
bukan berdasarkan tiap-tiap fakturnya. Pengiriman uang diterapkan terhadap
total saldo rekening bukan dengan faktur tertentu.
2.6 PENERIMAAN KAS
Langkah
terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran dari
para pelanggan. Sangat diperlukan sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan
jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat yang
disebut daftar pengiriman uang (remittance
list). Cara lain untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan
melibatkan penggunaan sebuah pengaturan peti uang dengan sebuah bank. Peti
uang (lockbox) adalah
sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan
uangnya. Teknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan dalam
penggunaan peti uang. Dalam sebuah pengaturan peti uang elektronik (electronic lockbox), bank secara
elektronis mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening
pelanggan dan jumlah yang dikirimkan segera setelah bank menerima dan memindai
cek-cek tersebut. Pengaturan peti uang, meskipun demikian, hanya dapat
mengeliminasi penundaan yang terkait dengan pemrosesan internal kiriman uang
yang dikirimkan secara langsung ke perusahaan. Dengan electronic funds transfer (EFT), pelanggan dapat
mengirim kiriman uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan
demikian mengeliminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam
sistem surat. Suatu kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan
data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk disertakan dalam satu
paket disebut financial electronic
data interchange (FEDI). Kas adalah hal yang sangat mudah dicuri
sehingga diperlukan pemisahan tugas. Secara spesifik, pasangan tugas berikut
ini yang harus dipisahkan, yaitu:
·
Menangani kas atau cek dan mem-posting
pengiriman uang ke rekening pelanggan
·
Menangani kas atau
cek dan mengotorisasi memo kredit
·
Menangani kas atau
cek dan merekonsiliasi laporan bank
·
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam
organisasi harus diminimalkan.
BAB 3
KESIMPULAN
Metode
yang optimal adalah pengaturan lockbox bank
atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu kredit untuk pembayaran
pelanggan yang secara keseluruhan mengeliminasi akses pegawai terhadap
pembayaran pelanggan. Ketika pelanggan membayar
melalui EFT atau FEDI, penjual harus mendapatkan
sebuah universal payment identification
code (UPIC) - sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk
mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual
untuk membocorkan informasi detail mengenai rekening banknya. Dalam mengurusi
kas juga diperlukan anggaran arus kas - sebuah anggaran yang
menunjukkan proyeksi arus kas masuk dan arus kas keluar untuk periode tertentu
untuk mengantisipasi penurunan kas.
WEBSITE
http://ndralesman.blogspot.com/2021/04/artikel-siklus-pendapatan-penjualan-dan.html
